X
تبلیغات
مدیریت و فرهنگ - انبارداری

مدیریت و فرهنگ

شرح وتفسیر در باره مسائل مدیریتی و فرهنگی

انبارداری

    اگر چه مشکل کمبودها بیشتر و سریعتر به چشم می خورند، اما زیادی داشتن مواد هم مشکل ساز و مسئله دار می باشد، زیرا بعلت حبس شدن سرمایه، پرداخت بهره اضافی را بوجود می آورد. گاهی اوقات نیز بسته به نوع مواد یا صنعت ممکنست موجودی اضافی ضایع گشته و یا از رده خارج گردند.

    مدیریت مواد در زمنیه های که خدمات و مهارتها قسمت اصلی هزینه ها را تشکیل می دهند نباید نادیده گرفته شود، برای نگهداری سطح موجودی صحیح و مناسب، مدیر مواد باید نیازها را پیش بینی و بر آورد نماید این بر آورد زمانی منطقی می باشد که بر مبنای پیش بینی محصول تمام شده باشد. با این روش می توان سطح مناسب هر یک از اقلام را با توجه به آنچه در گذشته مورد استفاده بوده است، تعیین کند.

    آگاهی از نوع و مقدار موجودی مواد در انبار. باید مرود توجه مدیران قرار گیرد که این مورد هر روز با دریافتها و تحویلها تغییر می کند. بنابراین ضروری است که مدیریت مواد دارای سیستم گزارش انبار صحیح روزانه باشد.

تعریف انبار داری

     انبارداری بطور خلاصه عبارتست از کلیه فعالیتهای مربوط به تهیه کردن، نگهداری کردن و تحویل گرفتن و توزیع نمودن مواد و کالاهای مورد نیاز سازمان در زمان مناسب، قیمت و شرایط مناسب.

    مدیریت انبارداری عبارتست از برنامه ریزی، سازماندهی، کاربرد و کنترل مواد، کالاها و خدمات سازمان یا شرکت.

وظایف انبارداری

    مهمترین وظایف انباردار عبارتند از:

1- دریافت سفارشان کالا و خدمات مورد نیاز سازمان از واحدهای گوناگون و بررسی و رسیدگی مناسب آنها.

2- درخواست خرید کالاها به واحد سفارشات خارجی یا تدارکات داخلی، در صورت عدم موجودی کافی.

3- مراقبت و نگهداری کالاها از عواملی مانند سرقت، صدمه، ضایعه و حادثه، از طریق طبقه بندی، قفسه بندی، چیدن و جای دادن صحیح آنها.

4- پیش بینی، برنامه ریزی و کنترل مواد و انبار کردانی متناسب با نوع شرکت و مواد و کالاها.

5- تحویل گرفتن اقلام دریافتی و ثبت و ضبط آنها در دفاتر و کارتهای مربوطه.

6- صدور اقلام مورد نیاز واحدهای گوناگون مطابق با درخواستها و سفارشات کتبی آنها و ثبت آنها در دفاتر و کارتهای مربوطه.

7- تهیه گزارشات لازم در مورد ضایعات، موجودیها و نظرات اصلاحی.

انواع انبارها

    روش تقسیم بندی انبارها می تواند به شکلهای خاصی انجام پذیرد. روش تقسیم بندی با توجه به نوع کار و فعالیت شرکتها و یا سیاستها و محل آنها به شرح زیر می باشد:

الف- انواع انبارها با توجه به فعالیت و نوع کار

انبارهای یک سازمان با توجه به وسعت و نوعد فعالیت آن عبارتند از:

- انبار مواد اولیه واصلی

- انبار مواد فرعی یا جانبی

- انبار لوازم یدکی و فنی

- انبار کالای ساخته شده

- انبار کالاهای غیر استاندارد (درجه 2) و ضایعات

- انبار کالاهای مرجوعی

- انبار کالاهی اسقاطی

- انبار اثاثه و لوازم اداری

- انبار متفرقه

ب- انواع انبارها از نقطه نظر سازمانی

1- انبارهای مرکزی- که نزدیک به واحدهای مصرف کننده هستند.

2- انبارهای پراکنده- که از محل مصرف دور می باشند و ممکنست بصورت انبارهای اصلی و فرعی باشند.

    در تقسیم بندی انبارها نکته مهم ایجاد سرعت در انجام عملیات و افزایش کارآئی انبار و سازمان می باشد و باید انبارها طوری انتخاب شوند که امکان دسترسی به آنها زیاد باشد.

با توجه به وضع استقرار  واحدهای تولیدی و سیاستهای سازمان انبارها ممکنست به صورت متمرکز و یا پراکنده باشند.

مزایای انبارهای متمرکز

1- کنترل بهتر موجودیها

2- کاهش هزینه ها شامل محل انبار، دستمزدها و متفرقه

3- تسهیل در تقسیم بندی انبارها

4- تسهیل نمودن تهیه گزارشات انبار

معایب انبارهای پراکنده

1- مشکلات کنترل کالا (مطابقت کارتهای انبار و حسابداری)

2- افزایش هزینه ها

3- مشکلات ناشی از حمل و نقل

4- تاخیر در توزیع و تحویل

    نکات اشاره شده فوق بیانگر موضوعات و مسائل مربوط به روشهای انبارداری است.

انواع فرمهای انبار

    از آنجا که انبارها سه وظیفه: تهیه، نگهداری و توزیع کالاها  را بعهده دارند تقسیم بندی فرمها نیز بر همین اساس می تواند تقسیم بندی گردند که شامل:

الف- فرمهای تهیه کالا

1- برگ درخواست تهیه کالا

2- برگ سفارش کالا

3- برگ دستور خرید

ب- فرمهای نگهداری کالا

4- برگ رسید کالا

ج- فرمهای توزیع

5- برگ تقاضای کالا

6- برگ حواله

7- برگ برگشتی کالا

8- برگ انتقال کالا

در ارتباط با فرمها باید موضوع، تعداد، محتوی، تاریخ و محل آنها مشخص باشد تا فرمها کامل و روشن باشند.

کارت انبار

    انبارها بنابه نوع فعالیت ممکنست از انواع کارتهای انبار استفاده نمایند که هدف اصلی آن نگهداری موجودی هر یک از اقلام بر اساس میزان وارده و صادره آنها می باشد.

 نمونه هائی از انواع کارتهای انبار عبارتند از:

1- کارت روی جنس (کارت قفسه)

این کارت  روی قفسه یا محل نصب شده و دارای مشخصات زیر می باشد:

الف- نام کالا

ب- شماره جنس یا کد کالا

ج- موجودی حداقل و حداکثر

د- تاریخ ورودی و خروج کالا

ه- نام تحویل دهنده و تحویل گیرنده

و- واحد مقدار

با این کارت موجودی واقعی کالا در هر زمان مشخص شده و کنترل و تحویل کالاها را تسهیل می نماید.

    هر نوع وارده یا صادره باید در زمان انجام در این کارت ثبت شود تا میزان موجودی واقعی با موجودی کالات یکسان باشد.

    میزان موجودی حداقل و حداکثر که در بالای کارت مشخص می شود نشان دهنده این است که انباردار سطح موجودی را با آنها بسنجد تا کالا متناسب با نیازها یعنی نه زیاد و نه کمتر از حد مطلوب در انبارها باشند، بعبارتی دیگر از حبس سرمایه در انبار خودداری شود و هم کالا و اقلام به اندازه نیازهای واقعی و احتمالی در انبار موجود باشد، یعنی وقتی موجودی کالا به سطح حداقل مندرج در کارت قفسه رسید، انباردار باید برای سفارش خرید اقدام نماید. البته این عمل در سازمانهی بزرگ توسط کامپیوتر انجام می گردد.

1- کارت محاسبه

    کارت قفسه اگر چه عامل کنترل در انبار می باشد اما برای کنترل مداوم داد و ستد و موجودی انبار در حسابداری سازمان از کارت دیگری استفاده می شود بنام کارت محاسبه که عامل کنترل موجودی نقدی انبارها می باشد. در واحد حسابداری دفاتر و یا کارتهای جنسی برای هر یک از     اجناس تهیه می شود و کلیه وارده، صادره و موجودی با ذکر مقدار، قیمت و هزینه های مربوطه در کارت جنسی ثبت می گردد.

    در ضمن یک حساب کنترل در واحد کنترل انبارها که یک واحد سازمان می باشد بنام هر انبار وجود دارد که در پایان هر دوره مالی با موازنه کارت محاسبه جنسی یا دفتر معین و حسابهای کنترل حسابها مورد ارزیابی و کنترل قرار می گیرند.

مشخصات کارت محاسبه جنسی عبارت است از:

- جنس سفارش شده

- وارده

- صادره

- موجودی

    کارت محاسبه بعنوان دفتر حساب جنسی کالا می باشد و باید با دقت نگهداری شده و از نقل و انتقال بی مورد آنها خود داری شود. کارت محاسبه علاوه بر اینکه از مزایای کارت قفسه بر خوردار است، اسم فروشنده و بهای جنس خریداری شد را نیز معین می کند. مندرجات کارت محاسبه از نقطه نظر تاریخ ورود و خروج کالا از انبار و میزان موجودی باید با مفاد کارت قفسه مطابقت کند.

استفاده از کاردکس برای نگهداری و ثبت حساب کالا در انبار

    شرایط اصلی و اساسی برای ایجاد یک حسابداری صحیح در انبار، همه جا یکسان می باشد و بنابراین رعایت نکات زیر برای هر انباردار ضروری است.

الف- ثبت نقل و انتقالات کلیه کالاها در کارتهای مربوطه در اسرع وقت.

ب- مراقبت در اینکه موجودی کالا در انبار هیچگاه از حداقل مربوطه کمتر نشده یا تجاوز ننماید.

ج- نگهداری حساب دقیق و صحیحد کالا در کارتهای انبار بمنظور جلوگیری از بروز اختلافات احتمالی.

د- اطلاع کامل از موجودی انواع کالاهای موجود در انبار در هر لحظه.

    بنابه دلائل فوق و بمنظور تسهیل و ساده کردن کار نگهداری و ثبت حساب کالا در انبار به طرزی که کنترلهای لازم را در بر داشته بادش سیستم کاردکس انتخاب شده است و یکی از مزایای   فوق العاده کاردکس ازدیاد سرعت در کار نگهداری و ثبت حساب کالا در انبار می باشد. بنابراین کثرت و تنوع کالاها و گردش دائمی آنها (ورود و خروج کالا) در انبارهای سازمان ایجاب می نمود که در این دستور العمل نیز استفاده از سیستم کاردکس پیشنهاد گردد و برای این منظور کارتهائی در نظر گرفته که ذیلاً طرز استفاده از آنها در انبار حسابداری جنسی از نظر خواهد گذشت.

کارتهای موجودی کالا که برای اجرای روش فوق پیش بینی گریده است و به دو صورت متفاوت برای کالاهائی که لزوماً بایستی مقداری محاسبه شوند مانند حبوبات و دیگری بشکل «تعدادی» برای سایر کالاها که بوسیله اعداد شمارش می شوند مثل قوطی کمپوت و قوطی روغن نباتی و سایر اقلام مشابه.

کارتهای مذکور عبارتند از:

1- کارت موجودی کالا در انبار (مقداری)

2- کارت موجودی کالا در انبار (تعدادی)

    که برای نگهداری در انبار می باشد و اندازه آن با توجه به فایلهای مخصوص اینگونه کارتها تهیه گردیده است.

    کارتها می بایستی مقوائی و در دو رنگ متمایز از یکدیگر مثلاً زرد و صورتی تهیه گردد.

در تهیه کارتهای مذکور دقت شده است که اندازه های استاندارد کاردکس رعایت شده باشد و بهمین دلیل کارتهای تهیه شده براحتی در فایلهای مخصوص قرار گرفته و علاوه بر حفظ و نگاهداری کارت دسترسی به آنها را بسیار آسان خواهد نمود بنابرین توصیه می نماید که همزمان با دستور چاپ کارتها به چاپخانه در مورد تهیه فایلهای لازم نیر اقدام و تحویل انبارداران گردد تا آماده بهره برداری برای اول سال  باشد.

    برای ثبت و نقل و انتقالات کالاها و کارتهای جدید انبارداران باید به نکات زیر توجه نمایند:

انباردار بایستی در آغاز کار برای هر نوع کالا با توجه به نرخ فروش آنها یک کارت اختصاص داده و قبل ازشروع به انتقال اقلام به کارتهای جدید کلیه اطلاعات و مشخصاتی را که مورد هر کالا اعم از نوع کالا، شماره کالا، واحد کالا، نرخ فروش و محل کالا در انبار را در جائی که برای آنها در کارت تعبیه گردیده است ثبت و تاریخ انتقال مانده بکارت جدید را در سطر جدید را در سطر اول    ستون تاریخ قسمت وارده قید نماید و سپس مقدار یا تعداد موجودی واقعی را که در پایان سال از انبار صورت برداری شده در ستونهای مربوطه وارد نمایند.

    در این لحظه کارت آماده بهره برداری است و بمحض  ورود یا خروج کالائی از انبار در کارت مربوطه اطلاعات خواسته شده ثبت می شود یعنی چنانکه کالائی به انبار وارد شود و در ذیل مانده منتطقه در سطر دوم و در قسمت وارده تاریخ ورود شماره رسید موقت انبار و مقدار کالای وارده را ثبت نموده و مقدر کالای وارده را به موجودی منطقه اضافه کرده و مقدار یا تعداد موجودی حاصله را در مقابل اقلام ثبت شده در ستون موجودی نوشته می شود، حال در صورتیکه کالائی از انبار خارج گردید عمل ثبت بهمین شکل در قسمت صادره انجام خواهد شد.

    دقت شود که بین فرم موجودی کالا در انبار (مقداری) و فرم موجود کالا در انبار (تعدادی) هیچگونه فرقی در عمل وجود ندرد و فقط با توجه با واحد کالا که قبلاً توضیح داده شد و بمنظور ساده کردن کار دو نمونه کارت در نظر گرفته شده و هیچ کاراضافی در بر  نخواهد داشت.

ضمناً به انبارداری و حسابداری جنسی یادآوری می شود که وظیفه آنان در بر آورد و پیش بینی و تهیه و تامین احتیاجات و نیازمندیهای سازمان بسیار مهم و حساس است و بایستی همواره مراقبت و توجه نمایند که در تمام اوقات کالا و اجناس لازم برای رفع احتیاجات فروشگاههای سازمان در انبارهای مربوط موجود باشد و در عین حال در حفظ و نگهداری کالاهای موجود در انبارها نهایت سعی و کوشش را بنمایند.

    بدیهی است رعایت موارد فوق مستلزم استفاده از مطمئن ترین روشها در نگهداری و ثبت حساب کالاها در انبار می باشد و برای رسیدن به این هدف توجه به مطالب زیر و اعمال آنها در هنگام انجام امور محوله لازم و ضروری می باشد.

1- مطالعه دستور العمل حسابداری ارائه شده از طرف این موسسه بخصوص مواردی که مربوط به خرید کالا، و برگشت از خرید و ارسال کالا از انبار به فروشگاههای سازمان است.

2- طبقه بندی و شماره گذاری کالاها بر اساس روش ارائه شده در دستور العمل حسابداری.

3- مراقبت در حفظ و حراست کالاها در انبارها و مرتب نمودن آنها در انبار به ترتیبی که حداکثر استفاده از کلیه فضای قابل استفاده انبار بشود در شرایطی که دسترسی بهر کار به آسانی میسر باشد.

4- در اجرای مفاد بند 3 فوق الذکر رعایت موارد زیر ضروری است:

الف- تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بلااستفاده و گزارش داده به اداره تدارکات یا مسئولین دیگر سازمان بمنظور خارج کردن آنها از انبار.

ب- تقسیم محوطه انبار برای جابجا کردن کالاها در انبار با توجه به حداقل و حداکثر موجودی هر کدام از نظر مقدار برای تعیین جائی که بمنظور نگهداری آنها بایستی اختصاص داده شود.

ج- در صورت لزوم برای برخی از کالاها می توان قسمتی از انبار را قفسه بندی نموده و یک یا چند قفسه را برای نوع کالا اختصاص داد.

د- در نظافت انبار بایستی نظارت کامل داشته و مرتب به کارگران تذکر داده شود.

ه- از استعمال دخانیات و آوردن مواد یا اشیاء آتش زا در انبار احتراز نموده و در این مورد نیز به کارگران انبار دستورات لازم داده شود.

دریافت کالا

    دریافت کالا یعنی اطمینان از مطابقت کامل مشخصات و نوع کالای خریداری شده یا مشخصات و نوع اقلام سفارش داده شده می باشد.

    مطابقت و دریافت کالا گاهی محتاج به اقدامات کارشناسی و فنی می باشد. بعد از ورود کالا به انبار، دریافتها بطور موقت صورت می گیرد تا عمل تطبیق و سرانجام تحویل قطعی صورت پذیرد. حتی در سازمانهای بزرگ که هر یک از اقلام انبار جداگانه ای دارند، ابتدا تمام اجناس وارده به سازمان در محلی بطور موقت تحویل گرفته می شوند و بعد از مطابقت و در زمان تحویل قطعی به انبارهای مربوطه ارسال می شوند.

    همراه با تائید واحد بازرسی و کنترل و اطمینان از مطابقت کالاها با مفاد سفارش خرید و تنظیم صورتجلسات تحویل، فرم رسمی «قبض انبار» صادر می شود. از لحاظ خریدهای دولتی صدور قبض انبار ضروری است. بعد از دریافت کالا و صدور قبض انبار باید اجناس وارده در دفاتر رسمی انبار ثبت شوند. علاوه بر کارت انبار، سازمانها باید دفاتر واردات و صادرات انبار داشته باشند و با کارت یا دفاتر انبارداری مشخصات زیر می باشد:

1- شماره ترتیب که از آغاز سال از عدد یک شروع و پشت سر هم تا پایان سال ادامه می یابد.

2- تاریخ تحویل به انبار

3- منبع ورود کالا شامل فوشنده، برگشت دهنده جنس یا انتقالی از سایر انبارها

4- نوع و مشخصات کالا

5- شماره سند یا حواله انتقالی و یا برگشتی

6- مقدار و بهای واحد

7- ارزش جنس خریداری یا برگشتی یا انتقالی

8- ارزش کل واردات به انبار

9- شماره یا کد کالا

 

مطابقت مشخصات کالای وارده با سفارش خرید

    همراه با صدور سفارش خرید یک نسخه از آن که حاوی مشخصات کالا می باشد به اداره انبار از سال می گردد تا اولاً در موقع رسید کالا به انبار مبنای تحویل قرار گیرد و ثانیاً انباردار آمادگی لازم جهت دریافت آن کالا را داشته باشد.

    البته در مورد تحویل و تطبیق  کالاها باید در نظر داشته باشیم که هیچگاه بدون رسیدگی دقیق مشخصات کالای رسیده و سفارش داده شده صورتجلسه دریافت امضاء نگردد. در مورد اقلام خریداری شده از خارج عمل تطبیق بوسیله سازمانها و بازرسان فنی در زمان دریافت جنس ار عرضه کننده خارجی صورت می گیرد اما در زمان ورود به انبار هم باید محتویات هر بسته بندی با نسخه با نسخه بازرسی مطابقت گردد.

کنترل و بازرسی اجناس

    بعضی مواقع برای اطمینان از تطبیق و صحت مشخصات کالاهای وارده  به انبار و آنچه سفارش شده، واحدی سازمانی بنام کنترل و بازرسی کالاها یا اجناس، ایجاد می گردند که در آن کارشناسان و مهندسین و افراد متخصص رشته های مختلف در آن، عضویت دارند. رئیس انبار مربوطه  باید نتیجه بازرسی و کنترل فنی را که طبق فرمهای مخصوص صورت می گیرد امضاء نماید. نتیجه بازرسی با تدوین صورتجلسه معین می گردد.

صورتجلسه در چند نسخه تهیه و به مراجع مختلف ارسال می گردد. این صورتجلسه ممکنست نشان دهنده مغایرتها، عدم تطبیق مشخصات و عدم مرغوبیت اجناس باشد که به اداره خرید فرستاده می شود تا نسبت به تعویض و یا برگشت کالاها اقدام شود.

نقش اداره کالا در خود کفائی جامعه و سازمان

    اداره تدارکات کالا که آنرا اداره کالا نیز می نامند یک سیستم فرعی از نظام اصلی سازمان می باشد. اداره کالا به معنای تهیه تامین نیازهای گوناگون سازمان با شکل مطلوب می باشد که مطلوبیت در سازمانها عموماً به معنای هزینه کمتر و کارآئی بیشتر به کار می رود. محدوده فعالیتهای اداره کالا با توجه به شکل و نوع آنها بستگی دارد. در سازمانهای بزرگ و متوسط واحد کالا در کنار بخشهای فنی قرار می دهند. گاهی نیز در امور حسابداری و مالی و یا اداری قرار می گیرند در بعضی از سازمانها کلیه امور مربوط به تدارکات و تامین کالاها در واحد بازرگانی سازماندهی می شوند.

    این سازماندهی ها بسته به شرایط اقتصادی جامعه، ساختار سازمان، نوع و هدف سازمان متنوع می باشد و حتی حدود عملیات آن نیز متغیر می باشد. آنچه مسلم است سازماندهی باید بگونه ای باشد که اجزای سازمان در ارتباط باهم باشند.

روش تنظیم دفاتر واردات انبار   

1-    کالاهای وارده باید با صحت در ستون مربوط به خود ثبت گردند

2-  دفتر ورودی انبار باید در چند نسخه نوشته شود و در پایان هر ماه جمع بندی شده و همگی به امضا رئیس حسابداری و انبار مربوطه برسند و یک نسخه از آن با اسناد به حسابداری جنسی برای کنترل و حفظ حساب انبار ارسال شود

3-    ثبت و کنترل اقلام وارده باید در همان روز  انجام پذیرد

4-    دفاتر واردات و کارت انبار باید شماره ترتیب داشته باشد و شماره آنها روی مدارک وارده ضروری است.

5-    نام و نشان فروشنده و یا واحد برگشت دهنده و یا انتقال دهنده در دفاتر قید میگردد.

6-    بهای واحد و بهای کل در ستونهای مربوطه قید شوند .

7-    جمع کل واردات شامل ارزش کالایی است که به انبار وارد می شوند .

 خروج کالا از انبار

    خروج کالا از انبار بوسیله «حواله انبار» صورت می گیرد که دارای مشخصات کامل جنس، شماره جنس و کد، مقدار و امضاء می باشد. امضاهای مجاز برای صادر کنندگان حواله ها باید به انبارداران معرفی شوند.انبارداران باید سمت، صحت امضاء کنندگان مجاز تطبیق دهند.

    حواله انبار باید در زمان مناسبی قبل از موعد مصرف به انبار فرستاده شود برای خروج کالا از انبار باید فرمهای چاپی متناسب با نیازها و گردش کار سازمان تهیه شوند.

انتخاب کالا

    حواله انبار توسط انباردار مورد بررسی قرار می گیرد و در صورت وجود اشتباهات و ابهامات آنها را مترتفع می سازد و یا برای تصحیح و تجدید به واحد متقاضی باز می گردانند. پس از اطمینان از صحت حواله و دقت در امضای مجاز، به کارت انبار جنس مراجعه و با اطلاع از میزان موجودی حواله را امضاء واجازه خروج داده می شود.

در صورت عدم موجودی کالا و یا عدم موجودی بحد کافی اقدماتی برای تعدیل و تقلیل مقدار تقاضا شده بوجود می آید گاهی نیز برای تکمیل موجودی از سایر انبارها اقدام می شود. تقلیل موجودی کمتر از حداقل مشخص شده در کار انبار بیانگر مدیریت نادرست می باشد.

همزمان باثبت مقدار خروجی در کارت قفسه، انباردار سعی می کند چنانچه موجودی کالا به نقطه سفارش رسیده باشد، گیره با علامت رنگی روی کارت کالا نصب کند تا نسبت به سفارش کالا اقدام کند.

    مامور انبار بعد از خروج کالا از قفسه یا محل، مجدداً آنها را کنترل کرده و به مصرف کننده یا متقاضی تحویل می دهد. برای بعضی کالاهای خاص مثل مواد منفجره و یا گران قیمت ممکنست مقررات خاصی برای تحویل در نظر گرفته شوند.

واحد متقاضی برای اطمینان از مطابقت کالاهای دریافتی با حواله انبار آنها را مجدداً رسیدگی کرده و در صورت مطابقت مراتب در رونوشت حواله انبار که در آن واحد وجود دارد ذکر شده و در غیر این صورت تعداد دریافتی از انبار توضیح داده می شود و یک نسخه از حواله انبار به واحد «کنترل انبارها» فرستاده می شود.

موجودی انبار

    انواع موجودی در انبارها ممکنست به صورت اجناس مورد مصرف یا قابل فروش، مواد خام، کالاهای در جریان ساخت و اجناس ساخته شده باشند که در مورد هر یک توضیحاتی می دهیم.

1- موجودی اجناس خریداری شده برای مصرف یا فروش

 نگهداری این نوع موجودی بر اساس کارت انبار می باشد و سازمان در ساخت و تولید این اجناس دخالتی ندارد

2- مواد خام

 منظور از مواد خام مواد و مصالح و کالاهاییست که برای تبدیل به انواع تبدیلات از آنها استفاده می شود

3- کالاهای در جریان ساخت

موجودی کالای در جریان ساخت نشان دهنده اقلام انباری است که قسمتی از عملیات تولیدی در روی آنها انجام یافته ولی هنوز به صورت کالای آماده به فروش در نیامده است .

4- اجناس ساخته شده و یا محصول آماده فروش

موجودی این کالاها نشان دهنده محصولات سازمان که آماده فروش و توزیع می باشند ، هست .

حداکثر و حداقل موجودی و نقطه سفارش مجدد

    بر آورد نیازها و پیش بینی آنها برای حفظ موجودی انبار به گونه ای مناسب و مطلوب ( نه کم و نه زیاد) از وظایف مهم مدیریت مواد و انبار می باشد .مبنای این اقدامات توجه به حداقل ، حد اکثر موجودی مربوط به هر کالا می باشد .

نکات مهم در تعیین حداقل و حد اکثر هر کالا

    تعیین حداقل و حد اکثر هر قلم کالا نیازمند دقت و در نظر گرفتن اصول علمی و نکات زیر می باشد:

1- مسئولیت تامین کلیه نیازهای واحد های مصرف کننده ، به عهده انبارهای اصلی است و باید هر چند ماه یکبار بسته به نوع فعالیت سازمان تامین شود .

2- کارپردازی و واحد خرید سازمان موظفند تا در خواستهای خرید را به جریان انداخته و در انجام خرید ها نظارت کنند .

3- با توجه به زمان لازم برای خرید های خارجی باید فاصله زمان صدور سفارش تا تهیه و حمل و ترخیص مورد توجه قرار گیرد.

4- میزان حداقل و حداکثر اجناس فاسد شدنی و قابل اشتعال باید با رعایت میزان مصرف واقعی بعمل آید.

نقطه سفارش

    در تهیه و تامین اجناس دو عامل مقدار و زمان سفارش بسیار مهم می باشند، زیرا طبق اصول انبارداری و سیستمهای خرید باید اجناس مورد نیاز در انبار در سطحی باشند که نه ابعث خریدهای زائد و حبس شدن سرمایه شوند و نه با نبودن موجودی مشکلات تولیدی ایجاد گردد. این مهم زمانی امکان پذیر می گردد که در امر سفارشات زمان مناسب و مقدار مناسب را تشخیص دهیم.

در انبارداری نقطه سفارش عبارتست از موجودی بین حداقل و حداکثر مقداری که برای هر یک از اقلام در نطر گرفته شده است.

    موجود حداکثر عبارتست از مقدار اقتصادی سفارش یعنی مقداری که در هر نوبت باید سفارش داده شود، بعلاوه ذخیره احتیاطی و مقدار موجودی در نقطه سفارش.

(ذخیره احتیاطی+ مقدار مصرف از)+ ذخیره احتیاطی+ مقدار سفارش       =    موجودی حداکثر

 کالا                  زمان درخواست                                  اقتصادی

                       خرید تا دریافت

                               کالا

 

موجودی نقطه سفارش

    موجودی نقطه سفارش تشکیل شده است از مقداری که در فاصله زمانی بین تاریخ درخواست خرید تا زمان دریافت کالا مصرف می  گردد بعلاوه ذخیره احتیاطی کالا در مورد خریدهای خارجی و نیز مواردی که باید آنها را ساخت، نقطه سفارش زیادتری در نظر گرفته می شود، زیرا مدت زمان بیشتری بطول می انجامد.

عوامل موثر در تعیین حداقل و حداکثر موجودی

1- متوسط مصرف روزانه، هفتگی، ماهیانه

2- فاصله زمانی بین تاریخ تهیه درخواست خرید و تنظیم سفارش تا دریافت کالا و تحویل جنس

مقدار اقتصادی سفارش

فرمول مقدار اقتصادی سفارش با (EOQ) ECONOMIC  OPDER   QUANTITY توسط فردی بنام R.H. WILSON معرفی شده است که گاهی فرمول ویلسون نیز می نامند که اقتصادی ترین میزان سفارش را محاسبه مینمایند. EOQ درواقع میزان سفارشی است که در آن سطح، مجموع هزینه های انبارداری و انجام سفارش به حداقل می رسد. با وجود سیستمهای پیشرفته کنترل موجودی امروزی، هنوز این فرمول کاربرد خود را حفظ نموده است.

در رابطه با استفاده از این فرمول باید هزینه انجام سفارش ونگهداری کالا را با توجه با مقدار سفارش مورد بررسی قرار دهیم.

1- رابطه مقدار سفارش و هزینه ثابت انجام سفارش

مصرف کالا در آن دوره

 

اندازه سفارش

قبلاً اشاره کردیم که هزیه هائی بعنوان هزینه ثابت انجام سفارش وجود دارند که با مقدار، ارتباطی ندارند مثل پست، تلفن، بایگانی، ماشین نویسی، اداری که به نوع و مقدار کالا مربوط نیستند: اگر مصرف یکسال سازمانی R و مقدار هر سفارش Q باشد، N یک دوره یکساله عبارتست از:

   تعداد سفارش=                                                     می باشد.

 

حال اگر مقدار سفارشها (Q) یکی باشد:

                                   

   حال چنانچه تعداد زیادی سفارش کوچک داده شود. مجموع هزینه های انجام سفارش درسال بسیار بالا خواهد رفت و هر چه سفارش بزگتر شود، تعداد سفارش و در نتیجه مجموع هزینه های انجام سفارشها پائین تر خواهد رفت. مجموعه هزینه سفارشات در سال از فرمول زیر حاصل می شود.

مصرف سالیانه

 

مقدار سفاش

هزینه انجام یک سفارش                                        = مجموع هزینه های انجام سفارش

 

2- رابطه مقدار سفارش و هزینه نگهداری کالا         

1

2

 


TOTAL   ANNUAL  CARRYING =ST=                        ORDER  QUANTITY  × COST  PER  UNIT  ×

                     PERCENT   CARRYING    COST   

رابطه هزینه نگهداری کالا و اندازه سفاش رابطه ای خطی است یعنی هر چه تعداد سفارش افزایش

1

2

 


1

2

یابد، هزینه نگهداری با ضریب              بالا می رود.

ضریب هزینه نگهداری کالا × ارزش هر واحد کالا × مقدار سفارش ×            = هزینه نگهداری

استنتاج فرمول   EOQ

   با توجه به هزینه انجام سفارشات وهزینه نگهداری کالا در ازای مقادیر گوناگون اکنون باید میزان Q را طوری تعیین کنیم که در ازای آن مجموع دو هزینه فوق به حداقل برسد.

با توجه به دو فرمول فوق الذکر مجموع هزینه ها از جمع کردن دو معادله قبلی بدست می  آید، یعنی:                                                                              

 

که در آن: مجموعه هزینه سالانه شامل (هزینه نگهداری کالا وهزینه سفارشات در یک سال)

مصرف سالیانه                    TC= TOTAL  RNUAL  COST                

مقدار سفاش                       R= ANNUAL  RATE  OF  DEMAND 

هزینه انجام سفارش                                       Q= ORDER  QUNTITY

ارزش هر واحد کالا                                        C=  COST  PER  UNIT

ضریب هزینه نگهداری کالا      K= PERCENT   CARRYING  COST

و برای یافتن مقدار Q که مجموع هزینه ها (TC) را به حداقل برساند باید نقطه مینیمم منحنی TC را بدست آوریم، یعنی باید از طرفین معادله فوق نسبت به Q مشتق بگیریم و مساوری صفر قرار دهیم.

    این معادله همان فرمول EOQ یعنی مقدار اقتصادی سفارش است و یا دانستن مصرف سالیانه R، هزینه ثابت انجام هر سفارش S، قیمت هر واحد کالا C و ضریب هزینه نگهداری کالا (K) به سادگی مقدار سفارش قابل محاسبه است.

    نکته مهم در ارتباط با این فرمول یا مدل این است که مدل براساس مفروضاتی است که ساده تر از واقعیت می باشد، و این از خواص مدلهای ریاضی است. باید در نظر داشته باشیم که مدلها راهنما هستند وسرانجام تصمیم گیرنده است که براساس شرایط و آگاهی ها  و تحلیلهای خود نظر نهائی را اعلام می کند.

نقطه سفارش مجدد

    مسئول و تحلیل گر کنترل موجودی که ممکنست یا خانم خانه دار برای موجودی نیازمندیهای خانواده و یا مسئول یک شرکت تولیدی باشند، همیشه باید به دو پرسش پاسخ دهند.

چه سفارش در چه زمانی انجام پذیرد؟

نقطه سفارش مجدد (ROP) RE- ORDER  POINT عبارتست از سطحی از مجودی که در آن سفارش جدید صادر می گردد.

    دو عامل در تعیین زمان سفاش مجدد مهم و موثر هستند. عامل اول موجودی انبار است. که باید به اندازه ای باشد که جوابگوی نیازمندیهای سازمان تا دریافت سفاش جدید باشد، عامل دوم یک ضریب اطمینان برای نوسانات مصرف و زمان تامین درنظر داشته باشیم. در شرکتها زمان تامین کالاها و ضرایب اطمینان متغیر و گوناگون است.

 

 

مدل ساده نقطه سفارش مجدد

    میانگین مصرف (تقاضا) در واحد زمان × زمان تامین کالا= نقطه سفارش مجدد

ROP     =    LT        ×      D

REPRDER  POINT= LEAD  TIME    ×   AVERAGE  DEMAND

میانگین تقاضا یا مصرف در واحد زمان × زمان تامین کالا= نقطه سفارش مجدد که:

میانگین مصرف همان «معدل مصرف سالیانه» است.

و زمان تامین کالا: فاصله زمانی بین لحظه صدور سفارش تا دریافت کالا می باشد که شامل زمانهای زیر است:

- زمان لازم برای تعیین مقدار و تنظیم سفارش مجدد

- زمان لازم برای اخذ استعلام از فروشندگان

- زمان لازم برای گزینش فروشنده و تائید سفارش خرید

- زمان لازم برای ساخت کالا

- زمان حمل تا مقصد

- زمان ترخیص از گمرک و تحویل به انبار

    مجموعه این زمان ممکنست در شرکتها و سازمانها و با توجه به شرایط کشور متفاوت باشد. نقطه سفارش مجدد به مقدار سفارش بستگی ندارد بلکه میانگین مصرف ماهیانه وزمان تامین کالا عوامل موثر در آن می باشد.

 منابع:

1 - انواری رستمی ، علی اضغر،سیستمهای خرید، انبارداری و توزیع، نشر: دانشگاه پیام نور (1386)

2 - نويسنده/مترجم: شهناز نوبخت. انبارداري، انتشارات: موسسه فرهنگی هنری دیباگران تهران،( 1383)

3 - ديبايی، نادر، مديريت خريد و اصول انبارداری مفاهيم کاربردی ( واردات - صادرات) ،(۱۳۸۲)
+ نوشته شده در  جمعه چهارم بهمن 1387ساعت 21:30  توسط دولت خواه  |